Auditorías de segunda parte: seguridad en las compras y contrataciones (3)

En entradas anteriores se ofreció una aproximación práctica al concepto de auditoría en general para después hablar sobre las auditorías internas o de primera parte. Demos ahora un salto, dejando las de segunda parte para un próximo post y vayamos directamente con las auditorías de tercera parte o de certificación.

Las auditorías de tercera parte son las que realizan las entidades de certificación a solicitud de una organización y su objetivo principal es el de demostrar el cumplimiento de los requisitos de un determinado referencial con la finalidad última de inscribir a la organización auditada en un registro de empresas certificadas. Tienen una frecuencia anual y, salvo algunas excepciones establecidas por determinadas disposiciones legales, cada organización, pública o privada, es muy libre de elegir pasar por un proceso de certificación o no.

Las auditorías externas tienen más en consideración la comprobación de la eficacia conforme indican las normas de gestión sin meterse, en general, con aspectos relacionados con la eficiencia y las asignaciones y consumos de recursos. En teoría en una auditoría externa se podría dar como buena la opción de reventar chinches a cañonazo limpio, muy a diferencia de lo que ocurriría en una auditoría interna, cuyos objetivos son como vimos bien diferentes.

Tal como indicamos en el primer post de la serie, para que una auditoría se realice con las debidas garantías son imprescindibles tres ingredientes:

  • Alto grado de preparación y entrenamiento en técnicas de auditoría junto con un buen conocimiento técnico de las actividades a auditar (aptitud).
  • Tiempo suficiente tanto previo al trabajo de campo para poder preparar la auditoría adecuadamente como in situ para llevarla a cabo en toda su extensión y, posteriormente, para documentar los resultados en un informe de auditoría completo y adecuado a los objetivos de la misma.
  • Prurito profesional (actitud).

Estos tres ingredientes son necesarios pero no suficientes por sí mismos y esto sirve tanto para las auditorías internas como para como para las de segunda y tercera parte. Con que falte uno sólo de ellos el resultado de la auditoría puede tener su valor limitado o llegar incluso a no servir para nada.

Desde el punto de vista del grado de preparación y experiencia de los auditores indicar que los procesos y criterios aplicados por las entidades de certificación para la calificación de auditores suelen ser en mi opinión excesivamente laxos, ya que no se requiere una gran experiencia previa para auditar una actividad específica. Desgraciadamente, es posible encontrar auditores que no son expertos en la materia auditada o que tienen un sesgo excesivo hacia aquellas normas que conocen en mayor profundidad. En el otro extremo, hay que destacar que existen también auditores con gran experiencia y conocimiento que hacen de las auditorías un proceso que puede ser muy aprovechable para la organización auditada.

Por otro lado, y como ya hemos comentado en anteriores ocasiones, las entidades de certificación se enfrentan al objetivo en cierto sentido contradictorio de conseguir nuevos clientes y mantener los que ya tienen, al tiempo que deben mantener cierto rigor en las auditorías, lo que puede hacerles perder clientes. Además, la situación actual de crisis ha conducido en muchos casos a una bajada en el precio (y consecuentemente en el número de jornadas teóricamente necesarias según las tablas de ENAC) por lo que los auditores suelen contar de manera casi generalizada con menos tiempo del necesario para llevar a cabo su trabajo.

Sobre auditorías mal dimensionadas (me atrevería a decir que, de manera casi generalizada, a los auditores les gustaría disponer de más tiempo del que les suelen dejar para hacer su trabajo) y sobre auditores que no auditan ya hablamos en este mismo blog hace algunos meses por lo que no nos vamos a extender más.

Para ir terminando, indicar que una de las bondades que se atribuyó en su momento a las auditorías de certificación era, precisamente, la de proporcionar confianza para sentar la base de una relación comercial sólida y mutuamente beneficiosa con proveedores certificados. De esta manera se ahorraría tanto a clientes como a proveedores las dedicaciones y costes asociados a las auditorías de segunda parte, ya que se suponía que una empresa certificada había tenido que pasar necesariamente por una auditoría como Dios manda. Objetivo no cumplido. No conozco a ni una sola organización que viniera haciendo previamente auditorías a sus proveedores que las haya dejado de hacer por el mero hecho de haber logrado éstos algún tipo de certificación. Es decir: en la práctica las auditorías de tercera parte no han conseguido reducir el número de auditorías de segunda parte, tal como cabía esperar.

Larga vida pues a las auditorías de segunda parte. Además, si bien esta potente técnica de selección y seguimiento del desempeño de proveedores estratégicos no es tan conocida ni se encuentra tan extendida (si exceptuamos las grandes corporaciones), la auditoría de segunda parte resulta de gran interés ya que está demostrado que puede reportar grandes beneficios en términos de mejora de los niveles de calidad y seguridad (y consecuentemente de costes).

La próxima entrada la dedicaremos pues a profundizar sobre esta interesante herramienta de gestión que son las auditorías de segunda parte.

Comments

  1. Muy buen articulo, gracias

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