La «otra» seguridad de los soportes

Cuando hablamos de la seguridad de los soportes rara vez le prestamos atención a la protección del medio en sí, sino que nos centramos -especialmente los que estamos más focalizados en seguridad de la información- en la seguridad de los datos que el soporte contiene, independientemente de su formato. Dicho de otra forma, si me roban un pendrive USB, no me suelo preocupar por el propio pendrive (¿cuánto cuesta? ¿10 euros?), sino por los datos confidenciales que pueda tener. Esto, que al hablar de pendrives parece obvio, no lo es tanto cuando el valor del soporte a proteger es muy superior al de la información que contiene. ¿Ejemplos? Un pergamino del siglo XIII, un cuadro, la versión manuscrita y original del Quijote… o unas pinturas rupestres.

Para acabar la semana, vamos a hablar en este post de esa «otra» seguridad de los soportes, la protección del medio en sí y no de los datos que contiene. Salvo que trabajemos en un museo, un archivo histórico o similar, rara vez tendremos que enfrentarnos a la protección de este tipo de medios; pero no hace falta tratar con material de hace siglos u obras de arte para proteger el soporte: en cualquier oficina existe -todavía- multitud de información en papel, de la que obviamente interesa garantizar su confidencialidad y disponibilidad, pero también su integridad… desde todos los puntos de vista.

Al hablar de la protección de los medios debemos tener en cuenta tres factores principales: las condiciones del edificio, las de las áreas de depósito y las del depósito en sí; en el caso de que el medio requiera transporte (por ejemplo, cuadros trasladados a una exposición… o cintas transportadas a un centro de respaldo remoto) deberíamos contemplar las condiciones óptimas para el mismo -medios de transporte especiales, controles de temperatura y humedad en tiempo real…- así como la protección frente a robos, atracos o actos vandálicos, de la misma forma que se realiza el transporte y custodia de fondos (tema que trataremos en otro post).

En lo que respecta al edificio donde se ubiquen los medios a proteger debe obviamente cumplir todas las normas de edificación vigentes, y en la medida de lo posible debemos huir de lugares propicios a sufrir accidentes naturales -en especial, en lo que respecta a humedad subterránea e inundación- o industriales -ubicaciones cercanas a industrias potencialmente peligrosas, como una refinería-. Los muros, pisos, techos y puertas deben ser ignífugos en algún grado, al igual que sus pinturas, y adicionalmente debemos plantearnos la protección mediante sistemas de vigilancia -controles de acceso, CCTV, vigilantes de seguridad…- del edificio donde se depositen los medios a custodiar. Algo similar sucede con la seguridad de las áreas de depósito o de exposición, pero ahora ya teniendo en cuenta el material a almacenar: no tendrá los mismos riesgos un cuadro de Goya en una sala abierta al público que un incunable que sólo puede ser consultado por personal debidamente autorizado, y por tanto las salvaguardas en cada caso deben ser diferentes: rodamientos en planotecas para evitar la fricción, estanterías con tratamiento anticorrosivo, contenedores para legajos, fotografías en sobres individuales…

Pasando a las condiciones técnicas del depósito, de nuevo cada material tiene unos requisitos determinados de temperatura, humedad relativa, ventilación o iluminación. Por ejemplo, el papel debe conservarse a una temperatura de entre 15 y 20 grados centígrados, con una fluctuación máxima de cuatro grados por día, mientras que la fotografía en color debe mantenerse por debajo de 10 grados en todo momento. Aparte de las salvaguardas habituales frente a robos o actos vandálicos, que obviamente son necesarias en el depósito o la exposición (al igual que hemos comentado en el caso de los edificios), es muy importante la monitorización continua de los parámetros ambientales del depósito, detectando en el menor tiempo posible tanto cualquier desviación con respecto a los parámetros óptimos de temperatura, humedad, iluminación… como la presencia de elementos extraños en el depósito -humo, polución…- y actuando en consecuencia. Obviamente, también dentro de las condiciones técnicas del depósito, las condiciones de manipulación también deben ser las adecuadas, por ejemplo en espacio, para las tareas de mantenimiento, restauración, limpieza… a realizar sobre los medios.

¿Protección de la información? Evidentemente aplica, pero este no es el post. A fin de cuentas, y por poner sólo un ejemplo, las Respuestas Generales del Catastro del Marqués de la Ensenada (s. XVIII) no son material confidencial, ni aportan valor al negocio, ni deben ajustarse a la LOPD -creo y espero- aunque contengan datos de carácter personal… pero estaremos de acuerdo en que a todos nos interesa protegerlas :) Por cierto, han sido digitalizadas por el Ministerio de Cultura y pueden consultarse en su propia web.