Cómo escribir informes técnicos y no morir en el intento (IV)

Consejos “espirituales”

Segundas y terceras lecturas nunca fueron malas

Cuando se está redactando un informe hay dos situaciones que se presentan con cierta frecuencia: las interrupciones (estás un día entero con un informe, pero te llaman o interrumpen cada 10 minutos) y el “entrar en zona” (te puedes pegar 2-3h escribiendo sin parar y te marcas 40 páginas de un tirón).

Ambas situaciones tienen su peligro: en el primero de los casos es fácil perder el hilo de lo que estabas contando, dando por supuesto cosas u obviando datos importantes. Y en el segundo puedes “engorilarte” sin problemas, yéndote de excursión por los cerros de Úbeda, Mordor y el chino de la esquina, e introduciendo un montón de paja en tu documento.

Releer tu informe una vez terminado es algo muy importante, porque en ese momento estás centrado en leerlo, no en escribirlo. Una segunda lectura te muestra las frases que no tienen del todo sentido, puntos que puedes reescribir para que se entiendan mejor, aspectos del análisis que no han quedado reflejados… vamos, que una segunda lectura SIEMPRE va a hacer que tu informe quede mejor.

Y si el informe es importante, no descartes incluso una tercera lectura para asegurarte de que está niquelado. No recomiendo lecturas adicionales ya que no es eficiente (si hay algo que no está claro lo tendrías que haber encontrado ya, y lo más que vas a hacer es dedicarte a incluir microcambios que no van a tener impacto alguno sobre el documento).

Consejo 21: Haz una relectura obligatoria del documento final.

Haz que tus compañeros lean tu informe

Pregunta amablemente. Pide. Soborna con bollos. Ruega. Chantajea. Haz lo que debas, pero consigue que algún compañero de trabajo lea tu informe. Alguien imparcial te podrá dar una visión neutra de tu informe y señalar posibles lagunas o zonas de mejora (y siempre es mejor que esa falta de ortografía épica la vea tu compañero y no tu jefe).

Sé también un buen compañero, y no te escaquees cuando algún compañero te pida que revises uno de sus informes. Le harás un favor, y puede que saques alguna idea interesante…

Consejo 22: Encuentra a alguien que lea tu informe y te dé feedback.

Lee en voz alta tu informe / Explícaselo a alguien

Los humanos somos seres llenos de curiosidades. Por ejemplo, aprendemos a hablar muchísimo antes que a escribir… y es que la voz es algo muy importante para nosotros.

Una recomendación MUY interesante para mejorar vuestros informes es leerlos en voz alta. Os parecerá una tontería, pero cuando se vocaliza un texto vuestro cerebro sigue otros caminos y siempre aparecen nuevas ideas que ayudan a mejorar el documento.

Si leer en voz alta te da vergüenza o te parece un poco tonto (no lo es), otra cosa que puedes hacer es contarle tu informe a alguien. El efecto que se produce es similar, y además podrás contar con la opinión de esa persona (con la ventaja adicional de que, si es de un perfil similar al de tu audiencia, podrás saber cuán bien se transmite tu mensaje).

Consejo 23: Lee tu informe en voz alta para detectar posibles fallos, o cuéntaselo a alguien.

Deshazte de tus coletillas

Todos tenemos nuestras peculiaridades a la hora de escribir, pequeñas coletillas que nos persiguen cada vez que escribimos un texto. Suelo ver gente enamorada de las comas, de palabras concretas o incluso de formas de empezar un párrafo (el autor sin ir más lejos parece Pac-Man: tiene un problema serio con los puntos suspensivos).

Estas coletillas no tienen por qué ser perjudiciales para tus informes, pero son un pequeño escollo para alcanzar el “zen de la escritura”: localízalas e intenta poco a poco modificarlas para que no sean predominantes en tu escritura (las segundas lecturas y el tener compañeros informados de su existencia son herramientas magníficas para ello).

Consejo 24: Encuentra tus coletillas, y trabaja para deshacerte de ellas.

Practica, practica y practica

Este consejo está patrocinado por el Capitán Obvio por meridianas razones. No te desesperes si tu primer informe no encandila a tus jefes (reality check: probablemente no lo haga y sea una castaña como los nuestros). Al final, escribir informes es una habilidad que se mejora de la misma forma que el reversing, hacer tortillas de patata o el Fortnite: practicando.

Tu segundo informe será mejor que el primero, y tu décimo mejor que el noveno … hasta que llegará un momento en el que sonarán trompetas celestiales, te aparecerá un círculo dorado y un mensaje de “Level Up!: Writing reports skill acquired!”.

Bueno, posiblemente no sea exactamente así, pero captas el mensaje :).

Consejo 25: Practica redactando informes hasta que te salgan como churros.

Conclusiones

Cuando terminamos la carrera todos tenemos unas ganas locas de cacharrear, montar sistemas, romperlos, construir cosas … de todo aquello que tiene que ver con la tecnología y la seguridad. Las canas al final te dan perspectiva y te enseñan que, aunque la tecnología sea lo que te gusta, necesitas más habilidades para ser un buen profesional.

Las tan de moda denominadas “soft skills” puede que no sean de tu gusto como persona enfrascada en la tecnología, pero piensa desde un punto de vista de persona cuya pasión es resolver problemas: estas “soft skills” son una herramienta poderosa para la resolución de problemas.
Podrás pensar que son herramientas para otro tipo de problemas, pero en realidad son el mismo problema… pero visto con otro prisma ¿Tienes problemas con la aprobación de un presupuesto para comprar un servidor donde poner tu base de datos no relacional y hacer Big Data + ciberseguridad? Haz un informe razonado de las ventajas de su compra y adjunta un presupuesto como anexo.

¿Un jefe de otro departamento no quiere aplicar una medida de seguridad? Haz un informe detallando los posibles riesgos que se pueden correr ponderados por impacto, con una gráfica bonita a ser posible (y mándaselo por correo con acuse de recibo y guardando una copia para que luego no pueda echarte la culpa en caso de una desgracia, aunque el kung-fu de oficina da para otra saga de artículos bastante sangrienta).

En conclusión, saber escribir informes como es debido es algo que te va a costar tu tiempo, pero es algo que va a ser fundamental para tu futuro profesional … y bien usada, es una herramienta estupenda para ayudarte a resolver problemas.

[Bonus extra]: Buscando algún curso sobre escritura técnica hemos encontrado este estupendo manual de escritura técnica de José Miró, profesor de Ciencias Matemáticas e Informática de la UIB. Es más, su web de recursos de escritura no tiene desperdicio alguno. ¡Disfrutadla!

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